Politica de confidențialitate

Prezenta Politică explică modul în care Nova Lines Operation Center S.R.L. („Compania", „noi") colectează, utilizează, stochează, transmite și protejează datele cu caracter personal prin intermediul site-ului, al formularelor electronice, al adreselor de e-mail și al altor canale digitale administrate de Companie.

Politica se aplică vizitatorilor site-ului, persoanelor care ne contactează, candidaților, clienților, potențialilor clienți, furnizorilor, partenerilor și reprezentanților acestora, în măsura în care datele lor sunt colectate sau transmise Companiei.

Prezenta Politică este o informare privind prelucrarea datelor. Ea nu transformă accesarea site-ului într-un consimțământ general și nu înlocuiește acordurile distincte care pot fi necesare pentru anumite prelucrări opționale.

1.1. Delimitarea față de informările și regulamentele interne

Prezenta Politică se referă în principal la datele colectate prin site, formulare, e-mailuri și alte canale publice sau digitale asociate site-ului. Prelucrările efectuate în cadrul raporturilor de muncă sunt guvernate suplimentar de informări și acte interne distincte, comunicate persoanelor vizate în funcție de categoria lor.

Detaliile tehnice privind arhitectura de securitate, configurațiile sistemelor, regulile interne de acces și logurile de audit nu sunt publicate integral, pentru a nu crea riscuri suplimentare de securitate. Acestea sunt gestionate prin regulamentele și registrele interne ale Companiei.

În raport cu datele colectate prin intermediul site-ului și al canalelor administrate de Companie, Nova Lines Operation Center S.R.L. acționează, de regulă, în calitate de operator, deoarece stabilește scopurile și mijloacele prelucrării.

În anumite situații, Compania poate prelucra date în calitate de persoană împuternicită, în baza instrucțiunilor unui client sau partener contractual. În asemenea cazuri, prelucrarea poate fi guvernată și de informările sau politicile operatorului respectiv.

• vizitatori și utilizatori ai site-ului
• persoane care transmit mesaje, solicitări sau reclamații
• candidați și persoane care transmit CV-uri
• clienți, potențiali clienți, furnizori și parteneri
• reprezentanți, angajați sau persoane de contact ai unor organizații
• persoane care se abonează la comunicări sau participă la evenimente
• persoane ale căror date sunt incluse în documente transmise Companiei

• nume și prenume
• adresă de e-mail, număr de telefon și alte date de contact
• companie, funcție, experiență și alte date profesionale
• conținutul mesajului, solicitării sau reclamației
• datele incluse în CV, inclusiv fotografia transmisă voluntar
• date privind contractele, serviciile, comunicările și relațiile comerciale
• adresă IP, identificatori ai dispozitivului, browserului și sesiunii
• date privind accesarea și utilizarea site-ului
• date tehnice privind securitatea, performanța și funcționarea site-ului
• date colectate prin cookie-uri sau tehnologii similare, conform secțiunii dedicate

Nu solicităm transmiterea unor date sensibile decât atunci când acestea sunt strict necesare, există un temei legal și sunt utilizate în conformitate cu legislația aplicabilă. Persoanele sunt rugate să nu transmită prin formulare sau e-mail date medicale, date bancare, date despre condamnări ori alte informații sensibile care nu sunt solicitate expres.

4.1. Sursa datelor

Datele sunt colectate, de regulă, direct de la persoana vizată. În măsura permisă de lege, datele pot proveni și de la reprezentanți ai unei organizații, clienți, parteneri, furnizori, platforme profesionale, surse publice sau furnizori autorizați de servicii. Atunci când datele nu sunt colectate direct de la persoana vizată, Compania va furniza informarea necesară în condițiile și în termenul prevăzut de lege, cu excepția situațiilor în care se aplică o excepție legală.

În funcție de activitatea efectivă, canalul utilizat și relația cu persoana, datele pot fi prelucrate pentru următoarele scopuri:

• funcționarea, administrarea, mentenanța și securizarea site-ului
• identificarea și remedierea erorilor tehnice
• prevenirea atacurilor informatice, fraudelor, abuzurilor și accesului neautorizat
• răspunsul la solicitări, mesaje, reclamații și cereri de informații
• comunicarea cu clienții, potențialii clienți, furnizorii, partenerii și reprezentanții acestora
• pregătirea, încheierea și executarea contractelor
• furnizarea serviciilor și administrarea relațiilor comerciale
• prestarea serviciilor de call-center, dispatch, suport operațional și comunicare cu șoferii, clienții și brokerii
• gestionarea datelor privind deplasarea, localizarea, viteza și activitatea vehiculelor, atunci când acestea sunt necesare pentru prestarea serviciilor
• recrutarea și evaluarea candidaților
• verificarea CV-urilor, experienței și calificărilor
• comunicarea cu candidații și organizarea interviurilor
• păstrarea CV-urilor pentru oportunități profesionale viitoare, în condițiile legii
• administrarea raporturilor de muncă, instruirea și evaluarea performanței
• calcularea și achitarea salariilor, bonusurilor și altor drepturi
• îndeplinirea obligațiilor fiscale, contabile, de asigurări sociale și de evidență a muncii
• prevenirea și investigarea fraudelor, abaterilor disciplinare, furtului de informații și utilizării neautorizate a datelor
• controlul accesului în sediu și securizarea persoanelor, bunurilor și informațiilor
• utilizarea sistemelor CCTV, a înregistrărilor audio-video și, dacă este justificat, a sistemelor biometrice
• monitorizarea utilizării sistemelor informatice, rețelelor, conturilor, dispozitivelor și aplicațiilor Companiei
• înregistrarea și controlul apelurilor în scopuri operaționale, de instruire, documentare și asigurare a calității
• gestionarea incidentelor, breșelor de securitate și situațiilor de urgență
• asigurarea sănătății și securității în muncă
• gestionarea datelor medicale strict în măsura permisă de lege și necesară pentru îndeplinirea obligațiilor angajatorului
• gestionarea sesizărilor interne și a sesizărilor de tip whistleblowing
• constatarea, exercitarea și apărarea drepturilor Companiei în litigii, investigații sau proceduri administrative
• îndeplinirea solicitărilor autorităților publice și a obligațiilor legale
• realizarea auditului intern și extern
• administrarea relațiilor cu furnizorii, persoanele împuternicite și prestatorii de servicii
• utilizarea serviciilor de e-mail, cloud, hosting, VPN, software, securitate și suport IT
• stocarea, arhivarea, recuperarea și distrugerea controlată a datelor
• asigurarea continuității activității și recuperării în caz de incident
• efectuarea transferurilor internaționale de date, atunci când acestea sunt necesare pentru activitatea Companiei
• comunicarea de informații comerciale, oferte și materiale de marketing, în condițiile legii
• administrarea abonărilor și dezabonărilor de la comunicări
• realizarea analizelor statistice și de performanță
• îmbunătățirea serviciilor, proceselor și experienței utilizatorilor
• testarea și dezvoltarea unor produse, servicii, aplicații sau procese noi
• utilizarea instrumentelor automatizate și a soluțiilor de inteligență artificială, cu respectarea cerințelor de transparență, securitate și control uman
• organizarea evenimentelor, instruirilor și activităților de reprezentare
• publicarea fotografiilor sau materialelor despre activitatea Companiei, numai în baza unui temei legal corespunzător
• îndeplinirea cerințelor de guvernanță corporativă, management al riscurilor și conformitate
• evaluarea tranzacțiilor corporative, reorganizărilor, fuziunilor, achizițiilor sau proceselor de due diligence
• utilizarea cookie-urilor și tehnologiilor similare, conform Politicii privind cookie-urile
• protejarea drepturilor, proprietății, reputației și intereselor legitime ale Companiei
• orice alt scop permis de lege, cu condiția ca acesta să fie determinat, explicit, legitim și comunicat persoanei înainte de prelucrare

Lista de mai sus este o listă de scopuri posibile, nu o autorizare automată pentru utilizarea tuturor datelor în toate scopurile. Compania va activa și utiliza numai acele prelucrări care sunt efectiv necesare activității și documentate în registrele și procedurile sale interne.

5.1. Scopuri și temeiuri în funcție de categoria persoanei

a) Dacă sunteți vizitator al site-ului — Putem prelucra date tehnice, precum adresa IP, identificatorii sesiunii și datele browserului, pentru funcționarea, securitatea și prevenirea abuzurilor. Temeiul poate fi necesitatea tehnică și/sau interesul legitim al Companiei. Refuzul cookie-urilor neesențiale nu împiedică accesarea conținutului de bază al site-ului.

b) Dacă sunteți client, potențial client sau reprezentant al unei organizații — Datele pot fi prelucrate pentru inițierea, negocierea și executarea relației contractuale, furnizarea serviciilor, gestionarea comunicărilor, facturare, suport, securitate și apărarea drepturilor Companiei. Temeiul îl constituie, după caz, contractul, obligația legală sau interesul legitim.

c) Dacă sunteți candidat — Datele din CV, mesaj și comunicările de recrutare sunt prelucrate pentru evaluarea candidaturii, verificarea informațiilor profesionale, organizarea interviurilor și comunicarea rezultatului. Temeiul poate fi efectuarea demersurilor precontractuale, interesul legitim sau consimțământul, după caz. Păstrarea CV-ului pentru oportunități viitoare este o prelucrare separată și opțională. Refuzul acesteia nu afectează candidatura curentă.

d) Dacă vă abonați la comunicări comerciale — Datele de contact pot fi utilizate pentru transmiterea de informații comerciale numai în condițiile legii și, după caz, în baza consimțământului. Furnizarea datelor în acest scop este voluntară și puteți renunța oricând la comunicări.

e) Dacă sunteți furnizor, prestator sau partener — Datele pot fi prelucrate pentru selectarea și evaluarea furnizorului, gestionarea contractului, plăți, comunicări, audit, securitate și respectarea obligațiilor legale. Temeiul poate fi contractul, obligația legală sau interesul legitim al Companiei.

În funcție de situație, prelucrarea se poate întemeia pe:

• executarea sau pregătirea executării unui contract
• îndeplinirea unei obligații legale
• interesul legitim al Companiei, după evaluarea necesității și proporționalității
• consimțământul persoanei, atunci când acesta este necesar
• constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în fața autorităților sau instanțelor
• protejarea vieții, integrității, securității persoanelor sau a bunurilor, în situațiile permise de lege

Compania nu va utiliza consimțământul ca temei atunci când prelucrarea poate fi realizată în mod legal pe baza executării contractului, a unei obligații legale sau a unui interes legitim documentat.

Accesarea site-ului nu reprezintă consimțământ pentru orice tip de prelucrare și nu conferă Companiei dreptul de a utiliza datele pentru scopuri nelimitate. Prin navigarea site-ului pot fi prelucrate date tehnice strict necesare funcționării și securității acestuia.

Transmiterea voluntară a unui mesaj, e-mail, CV, fotografie sau alt document permite Companiei să primească și să utilizeze datele respective pentru examinarea solicitării, comunicarea cu persoana și realizarea demersurilor aferente. Această transmitere nu autorizează utilizarea datelor pentru scopuri incompatibile, nelimitate sau neprevăzute în prezenta Politică.

• datele din CV sunt utilizate pentru evaluarea candidaturii și comunicarea cu persoana
• informațiile pot fi consultate de departamentele implicate în recrutare
• datele pot fi transmise furnizorilor de hosting, e-mail, stocare, recrutare sau suport IT, atunci când este necesar
• CV-ul poate fi păstrat pentru perioada stabilită în politica internă de retenție
• păstrarea CV-ului pentru oportunități viitoare se face separat, în baza unui temei legal corespunzător sau a unui consimțământ, după caz
• transmiterea unei fotografii în CV nu acordă Companiei dreptul de a o publica sau folosi în marketing; pentru asemenea utilizări poate fi necesar un acord distinct

Datele pot fi accesate sau comunicate, după caz, către:

• angajați și departamente autorizate, în limita atribuțiilor
• furnizori de hosting, e-mail, cloud, mentenanță IT, securitate și suport tehnic
• furnizori de servicii de recrutare, analiză sau comunicare
• consultanți, auditori, avocați și alți prestatori autorizați
• clienți sau parteneri, atunci când comunicarea este necesară pentru un scop contractual
• autorități publice, instanțe sau organe de investigare, atunci când legea o impune sau permite

Compania nu vinde datele cu caracter personal. În cazul în care un furnizor prelucrează date în numele Companiei, acesta va acționa numai pe baza instrucțiunilor documentate și a obligațiilor contractuale privind confidențialitatea și securitatea.

Unele servicii utilizate de Companie pot presupune stocarea sau accesarea datelor din afara Republicii Moldova, inclusiv prin servicii cloud, e-mail, hosting, aplicații de securitate, VPN sau furnizori IT. Transferurile internaționale se efectuează numai atunci când sunt necesare pentru activitatea Companiei și în condițiile legislației aplicabile, pe baza unor garanții contractuale, tehnice și organizaționale adecvate. Lista furnizorilor și mecanismelor aplicate este gestionată în registrele interne ale Companiei.

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopul colectării, executarea contractului, îndeplinirea obligațiilor legale, soluționarea litigiilor sau apărarea drepturilor Companiei.

La expirarea perioadei, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate, conform legislației aplicabile și procedurilor interne.

În condițiile legii, persoana poate solicita:

• accesul la datele sale
• rectificarea datelor incorecte sau incomplete
• ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale
• restricționarea prelucrării
• opoziția față de anumite prelucrări
• portabilitatea datelor, atunci când este aplicabilă
• retragerea consimțământului, fără afectarea legalității prelucrărilor anterioare
• informații privind scopurile, temeiurile, destinatarii și perioada de păstrare
• contestarea unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată, dacă este aplicabilă

Cererea poate fi transmisă la privacy@novalines.com sau la sediul Companiei. Pentru protejarea datelor, Compania poate solicita informații suplimentare pentru verificarea identității solicitantului.

Compania aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor, inclusiv controlul accesului, conturi individuale, parole și autentificare adecvată, limitarea accesului la necesarul de serviciu, copii de siguranță, monitorizarea incidentelor, instruirea personalului și proceduri de răspuns la breșe.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate fi garantată ca fiind absolut sigură. Persoanele sunt rugate să nu transmită prin e-mail sau formulare date care nu sunt necesare pentru scopul solicitării.

Compania poate utiliza instrumente automatizate sau soluții de inteligență artificială pentru operațiuni administrative, analiză, securitate, recrutare, suport sau îmbunătățirea serviciilor.

Datele confidențiale sau sensibile nu vor fi introduse în instrumente AI neautorizate. Instrumentele automatizate nu vor fi utilizate pentru a lua decizii cu efect juridic sau impact semnificativ asupra unei persoane fără evaluarea legalității, transparenței, proporționalității și a posibilității de intervenție umană.

Site-ul poate utiliza cookie-uri strict necesare, cookie-uri de funcționalitate, cookie-uri analitice, cookie-uri de marketing și tehnologii similare. Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate pentru funcționarea și securitatea site-ului. Cookie-urile analitice, de marketing sau ale unor terți vor fi activate numai după exprimarea unei opțiuni valabile, atunci când legislația aplicabilă impune acest lucru.

Puteți retrage consimțământul oricând ștergând datele din localStorage-ul browserului. Mai multe informații: policies.google.com/privacy.

Compania poate transmite informații comerciale, oferte sau noutăți numai în condițiile permise de legislația aplicabilă. Persoana poate renunța oricând la comunicările comerciale prin utilizarea opțiunii de dezabonare sau prin transmiterea unei solicitări la adresa de contact indicată.

Dacă persoana consideră că prelucrarea datelor sale încalcă legislația, poate contacta Compania la privacy@novalines.com. Persoana are, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la:

Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova
Bd. Ștefan cel Mare și Sfânt 180, Chișinău, MD-2004
www.datepersonale.md

Compania poate actualiza prezenta Politică pentru a reflecta modificări legislative, tehnice sau organizaționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe site și va indica data modificării. În cazul unor modificări substanțiale, Compania poate utiliza mijloace suplimentare de informare, atunci când este necesar.